ההזמנה יש להכין הזמנה כתובה ומעוצבת, ולשלוח אותה באימייל. חשוב לציין בהזמנה כתובת מלאה, שעה, תאריך ומפת הגעה. יש להשלים את ההזמנה בכמה מילים אישיות למוזמן עצמו. יש לשלוח את ההזמנה כשלושה שבועות לפני מועד האירוח, ולדאוג לתזכר את המאשרים כשבוע לפני.

הגעה אורח שמכיר את כללי הטקס לעולם לא יגיע בזמן, הוא תמיד יתחשב וייתן למארחת עוד עשר דקות, מה שלעולם לא יקרה בפגישה עסקית רגילה. מכאן יש לצפות ל'איחורון' ולא להיעלב – זה חלק מהעניין. אבל בשום פנים ואופן אין לבנות על זה: יש להיות מוכנה בזמן.

אורח עסקי לא יגיע עם בקבוק יין – זה  תפקידה של המארחת לבחור את היין לאורחים. מה כן? לעתים נהוג לשלוח זר פרחים יום קודם, כדי לא להטריח את המארחת בשיא המאמץ ביום האירוע.

עוד נהוג להביא מתנה קטנה לילדים. בארץ אפשר גם לצפות לכלי דקורטיבי.

קוקטייל  תפקידו של הקוקטייל הוא כינוס האורחים לפני הארוחה, מינגלינג ויצירת אווירה טובה. תפקיד המארחת להיות נינוחה, לקבל את האורחים ולהיות החוט המקשר ביניהם. הקוקטייל אמור להתרחש במיקום מרוחק מאזור הסעודה.

ניתן להסב בפינה בחצר, בחלל הכניסה (אם הוא גדול דיו) או אפילו בסלון הבית. מומלץ להאיר את האזור בתאורה רכה, ולהימנע מתאורת ניאון. אופציה נוספת היא לשלב בין נרות למנורות דקורטיביות עומדות. מוזיקת רקע צריכה להישאר ברקע – תנו לאורחים את האפשרות לתקשר בלי לצעוק אחד לשני, או להתקרב יתר על המידה כדי להשמיע את דבריהם. 

תפקיד האוכל בקוקטייל הוא לפתוח את התיאבון, ולרפד את הקיבה לקראת השתייה החריפה. אפשר להגיש זיתים, בוטנים ופיצוחים, אך להימנע מגרעינים. יש לדאוג לקעריות לקליפות. המנות צריכות להיות בגודל ביס – סנדוויצ’ונים, טורטיות, סיגרים ואפילו סושי. הכול קטן, וקל לטיפול ולעיסה. זה רק המשחק המקדים, אין צורך להעמיס בסוגי מזון ובטח שלא בכמויות.

עיצוב שולחן הקוקטייל  כדי לייצר אווירה מעוצבת כדאי לשלב בכלי ההגשה, במפות ובפרחים עד שלושה צבעים. לדוגמה,לסט הגשה לבן כדאי להוסיף מפיות בגוון לילך וכסף, ואת קראף המים לעטר בסרטים באותם גוונים. יש ‘להעלים’ כל אבזור בצבעים לא מתאימים – מה שמחייב היערכות מראש ברכישת הגוונים והתאמתם. האורחים העסקיים מניחים שמידת הליטוש וההקפדה שמאפיינת את התנהלותך האישית והחברתית מאפיינת גם את התנהלותך העסקית. כי בעולם העסקי, ‘הכול אומר הכול’. עם כל ההקפדה, פרחים ונרות תמיד יעזרו ליצור גם אווירה חמה ואישית.

שתייה  יש להכין מראש לפחות שלושה סוגי כוסות: שמפניה, יין ושתייה קלה. אם הוזמנו יותר מעשרה אנשים, דאגו שיהיה מי שיסתובב עם מגש ובו כמה סוגי שתייה.

בכמות אנשים קטנה מזו, על המארחת לשאול כל אורח מה יעדיף לשתות. אין להשאיר את השאלה הזו פתוחה: יש להציג את מגוון האפשרויות הקיים, כדי לא להשאיר פתח לבקשת משקה שלא בנמצא. תפקיד המארחת לדעת, עד כמה שניתן, על נשים בהריון או אנשים עם עבר אלכוהוליסטי כדי לא להעמידם במבוכה. התחליף למשקה האלכוהולי הוא מיץ תפוחים, כי אינו מסגיר את טיב המשקה בכוסו של האורח.

הצגת הנוכחים  יש להקפיד לתת יחס לכל אורח בהגיעו, ולהציג אותו לנוכחים. המארחת צריכה להכיר היטב את אורחיה, ובזמן ההיכרות לחשוף נושאים המשותפים להם, כחלק מהנעת שיחה קלה.

בשלב זה יש לשמור על רגישות: לא כל אחד רגיל לחשיפה בפני אחרים, במיוחד כאשר שאר הנוכחים כבר מכירים. יש ללוות את האורח פנימה, ולעמוד לצדו בעת ההיכרות הקצרה.  על המארחת לדאוג גם לכך שאנשים לא יעמדו לבד – היא יכולה להתחיל את השיחה ביניהם בשאלה שתפתח פינג–פונג, ולתת להם לענות. כשהשיחה זורמת, זה הזמן להתנדף בקלילות למשימה הבאה. הזמן לעבור הלאה לשולחן האוכל נע בין 45 דקות לשעה מהגעת האורח הראשון.

לפני הארוחה עיצוב וסידור שולחן האוכל. השולחן תמיד יהיה עטוף במפת בד בלבד, בעדיפות לסיב טבעי בצפיפות גבוהה. המקרה היחיד שבו יראו את השולחן הוא כשמדובר בשולחן דקורטיבי איכותי. על גבי המפה תונח צלחת הבסיס (הצ’ארג’ר), ועליה מפית מבד בלבד. בפינה העליונה השמאלית של צלחת הבסיס מונחת צלחת קטנה ועליה לחמנייה אישית עם סכין מריחה בצדה.

אם רוצים להקפיד בסגנון הצרפתי, הלחם יונח ישירות על המפה. לא נהוג לפורר את הלחמנייה על הצ’ארג’ר, כי זה הרי בסיס לצלחות של המנות המוגשות. ובכלל, מקובל לא לגעת בלחם האישי עד שמגיעה המנה העיקרית. אבל אם אחד מהאורחים טעה, יש להעלים עין ולוודא שעם הגשת המנה העיקרית תוגש לו לחמנייה נוספת.

הדקורציה צריכה לכלול נרות ופרחים, אך מבלי להסתיר את היושב מעברו השני של השולחן. נהוג להחסיר מהשולחן מלח ופלפל, אך ניתן להניח אותם בשולחן צדי להגשה על פי דרישה. קיסמי השיניים ימוקמו רק בשירותים. לא נהוג להשתמש בהם סביב שולחן האוכל, גם לא בהסתרה עם היד.

שתייה כוסות המים של כולם יהיו מלאות עוד לפני שהתיישבו לשולחן, ובמהלך כל הארוחה. לצדן יוגש מעט משקה אלכוהולי כמו יין לבן, מוכן מראש, עבור ה– Welcome Toast . שימו לב: אם מתחילים בהגשת יין לבן, ניתן להמשיך בארוחה ולעבור לאדום, אבל לא להפך. אם מתחילים עם שמפניה ניתן לבחור כל סוג של יין להמשך הארוחה, על פי המנות המוגשות. בארוחה מסוג זה יש להימנע ממשקאות מוגזים למיניהם. שותים מיים, יין, מקסימום לימונדה.

סידורי הישיבה על פי סדר הישיבה הצרפתי, בשולחן מלבני המארחים מתחלקים למארח ראשי )זה שאורחיו הוזמנו( ומארח משני (במקרה זה בן הזוג) אשר יושבים זה  מול זו במרכז השולחן. מימין המארחת אורח הכבוד, ומימין בן הזוג – אורח הכבוד השני בחשיבותו. וכך, כלפי קצוות השולחן מושיבים את האורחים לפי סדר ההיררכיה העסקית. יש לשים על השולחן פתקים דקורטיביים עם שמות האורחים, כל אחד במקומו המיועד.

הביגוד באירוע שנערך בבית, הגברים יגיעו עם ז’קט, חולצה מכופתרת, ללא עניבה. נשים במראה סמי פורמלי. חשוב לא להגיע בלבוש חושפני או צמוד מדי.

הארוחה התחלה אחרי הזמנת האורחים לשולחן, המארחת צריכה להתיישב ראשונה. עליה להניח את מפית הבד על ברכיה, ולחכות מעט לפני שתתחיל ועד שכולם יתארגנו במקומם- על פי המארחת יישק דבר, והיא מובילה את כל ההליך. חשוב לזכור שייתכן ולא כל האורחים מצויים בגינוני הארוחה העסקית, ולכן אין לחכות לכולם במבט בוחן, אלא פשוט להמשיך הלאה.

לחיים זה הזמן של המארחת לקום, אבל לא להקיש על הכוס עם כפית – זה לא מנומס ולא נהוג. עליה לחכות מעט עד שיראו שקמה, ופשוט להתחיל לברך בקצרה, כשהברכה אורח עסקי לא יגיע עם בקבוק יין – זה תפקידה של המארחת לבחור את היין לאורחים. מה כן? לעתים נהוג לשלוח זר פרחים יום קודם, כדי לא להטריח את המארחת בשיא המאמץ ביום האירוע. עוד נהוג להביא מתנה קטנה לילדים מיועדת לכלל האורחים. הברכה יכולה לכלול תודה לכולם על כך שהגיעו, הזכרת אורח הכבוד בכמה מילים ותודה ספציפית לו על כך שהגיע, וזהו. לשבת.

במהלך הארוחה לא נהוג לקום מהשולחן, בוודאי שלא לבצע שיחות טלפון לצדו, אבל להיות גמישים. אם המארחת צריכה לקום עליה לעשות זאת רק אחרי שיגישו לכולם את המנה הבאה, אחרת יחכו לה עד שתחזור. סיימתם עם המנה? הצמידו את הסכו”ם כשהחוד ושיני המזלג מונחים במרכז הצלחת וזנב הסכום פונה החוצה במיקום שבו נמצאת הספרה 5 בשעון.

כולם ידעו שסיימתם, ויתזמנו את סיום המנה בהתאם.

סיגריות בסוגיה הזו יש להתחשב בהרכב האורחים. האמריקאים לא יעלו על הדעת עישון בזמן הארוחה, והסינים ישמחו לעשן ממש על שולחן האוכל. אם האורחים לא מעשנים והמארחת כן, עליה להימנע מכך לחלוטין. לא נעים לדבר עם מאפרה. 

הקינוח זה הזמן לחלופת מתנה בין המארחת לאורח הרשמי של הערב, כמובן שהמארחת מתחילה בהגשת המתנה לאורח הכבוד. 

יש להימנע מלהגיש מיצים בזמן הקינוח – זה קוד שמסמל לאורח שהאירוח הסתיים, ואם הגישו לך מיץ כשהתארחת, היית אמורה להסיק מכך שאת אמורה להיות עם פיג’מה בבית שלך כבר לא מעט זמן. 

אחרי הארוחה מכתב תודה. נהוג לכתוב ולשגר מכתב תודה לאורחים. הנכון ביותר הוא לכתוב בכתב יד איגרת תודה, ולשלוח בדואר. נסו לשלב במכתב התוד ה גם מסר אישי כמו ‘היה נחמד לשוחח על…’. אין לצפות לתגובה, כי ברוב המקרים לא נהוג לענות על מכתב זה.

כללי אירוח עסקי – התפרסם בליידי גלובס 3/12/14

הכותבת היא בעלת מרכז הדרכה אישי ועסקי. בהכנת הכתבה השתתפו אליס (פלי) אדירי, מרצה בינלאומית לכללי דקורום עסקי, ואני פרידמן יועצת תדמית ונוהג בינלאומי.